Begriffserklärung: Newsletter Anmeldung
Die Newsletter Anmeldung bezeichnet den Vorgang, bei dem eine Person ihre Einwilligung erteilt, regelmäßig elektronische Nachrichten – meist per E-Mail – von einem Unternehmen, einer Organisation oder einer anderen Institution zu erhalten. Diese Nachrichten enthalten häufig Informationen zu Produkten, Dienstleistungen, Veranstaltungen oder Neuigkeiten des Absenders. Die Anmeldung erfolgt in der Regel über ein Online-Formular auf einer Webseite.
Rechtliche Grundlagen der Newsletter Anmeldung
Die Versendung von Newslettern ist rechtlich geregelt und unterliegt bestimmten Anforderungen zum Schutz der Empfänger vor unerwünschter Werbung. Im Mittelpunkt steht dabei die freiwillige und informierte Einwilligung der betroffenen Person zur Nutzung ihrer Kontaktdaten für den Versand des Newsletters.
Einwilligungserfordernis
Für die Zusendung eines Newsletters ist grundsätzlich eine ausdrückliche Zustimmung erforderlich. Diese Zustimmung muss aktiv durch die betreffende Person erfolgen; das bedeutet beispielsweise, dass ein bereits angekreuztes Feld („Checkbox“) nicht zulässig ist. Die Einwilligung muss zudem klar und verständlich formuliert sein.
Double-Opt-In-Verfahren
Um sicherzustellen, dass tatsächlich die Inhaberin oder der Inhaber einer E-Mail-Adresse dem Empfang eines Newsletters zugestimmt hat, wird häufig das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren eingesetzt. Dabei erhält die angemeldete Person nach Eingabe ihrer Daten zunächst eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zur endgültigen Aktivierung des Abonnements. Erst nach dieser Bestätigung gilt die Anmeldung als abgeschlossen.
Informationspflichten bei der Anmeldung
Im Rahmen des Anmeldeprozesses müssen bestimmte Informationen bereitgestellt werden. Dazu zählen insbesondere Angaben darüber,
- wer für den Versand verantwortlich ist (Absender),
- worüber informiert wird (Inhalt des Newsletters), sowie
- widerrufliche Rechte bezüglich der erteilten Einwilligung.
Diese Transparenz soll gewährleisten, dass sich Interessierte bewusst für einen Newsletter entscheiden können.
Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Newsletter Anmeldung
Zweckbindung und Datensparsamkeit
Personenbezogene Daten wie Name und E-Mail-Adresse dürfen nur zum Zweck des Versands verarbeitet werden und müssen entsprechend geschützt werden. Es dürfen nur solche Daten erhoben werden, die für den Versand notwendig sind; zusätzliche Angaben sind freiwillig zu gestalten.
Sicherheit und Nachweisbarkeit
Der Verantwortliche muss technische Maßnahmen treffen, um unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern. Zudem sollte dokumentiert werden können, wann und wie eine Einwilligung eingeholt wurde – dies dient als Nachweis im Streitfall über das Vorliegen einer gültigen Zustimmung zum Erhalt von Werbenachrichten.
Kündigungsrecht / Widerrufsmöglichkeit bei Newslettern
Nutzerinnen und Nutzer haben jederzeit das Recht,
ihre einmal erteilte Zustimmung zur Zusendung eines Newsletters zurückzuziehen (Widerruf). Auf diese Möglichkeit muss bereits im Rahmen
der ersten Kontaktaufnahme hingewiesen werden; zudem sollte jede versendete Nachricht einen leicht auffindbaren Hinweis enthalten,
wie sich vom Verteiler abgemeldet werden kann.
Bedeutung für Unternehmen & Organisationen
Unternehmen sowie andere Anbieter stehen in besonderer Verantwortung beim Umgang mit personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Versand von elektronischen Informationsschreiben an Interessenten oder Kundenkreise.
Verstöße gegen geltende Vorschriften können empfindliche Sanktionen nach sich ziehen.
Daher kommt sorgfältiger Gestaltung sowohl technischer Abläufe als auch transparenter Kommunikation besondere Bedeutung zu.
