Notifications de colis par e-mail et protection des données : exigences et cadre juridique
La pratique des prestataires de services de colis consistant à envoyer des notifications d’expédition par e-mail directement aux destinataires soulève toujours des questions importantes concernant la protection des données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Il s’agit notamment de déterminer si et dans quelle mesure la transmission des adresses e-mail des destinataires par les expéditeurs aux entreprises de logistique est permise et quelles exigences en matière de protection des données doivent être respectées. Il convient de prendre en compte de manière appropriée les intérêts de toutes les parties concernées – en particulier les droits des personnes concernées. Les bases juridiques pertinentes et les défis seront examinés ici de manière pratique.
Qualification juridique de la transmission par e-mail aux prestataires de services de colis
Principes fondamentaux du droit de la protection des données
Les adresses e-mail sont des données personnelles au sens de l’art. 4 n° 1 du RGPD. Dès qu’un expéditeur les transmet à un prestataire de services de colis dans le cadre de la gestion de l’expédition, il s’agit d’un traitement au sens de l’art. 4 n° 2 du RGPD. Ce traitement nécessite une base juridique appropriée selon l’art. 6 du RGPD.
La pratique majoritaire s’appuie sur l’art. 6, paragraphe 1, lettre b) du RGPD, car le traitement des données sert à l’exécution d’un contrat avec la personne concernée – par exemple dans le cadre de l’envoi d’une marchandise commandée. En outre, l’art. 6, paragraphe 1, lettre f) du RGPD peut être applicable s’il existe un intérêt légitime de l’expéditeur ou du destinataire à une gestion logistique sans heurts. Toutefois, les intérêts dignes de protection et les droits fondamentaux de la personne concernée doivent être pris en compte et soigneusement pesés.
Limites de la transmission de données autorisée
La licéité de la transmission de l’adresse e-mail au prestataire de services de colis n’est cependant pas donnée de manière générale. Le traitement doit être limité à ce qui est nécessaire (« minimisation des données », art. 5, paragraphe 1, lettre c) du RGPD). L’envoi de notifications de colis est particulièrement délicat du point de vue de la protection des données lorsque, en plus de la notification, des mesures publicitaires sont prises, ou lorsque les destinataires ne sont pas informés des aspects liés à la protection des données.
En outre, à la lumière du jugement du tribunal régional de Francfort-sur-le-Main (réf. 2-03 O 283/18, pas encore définitif), il faut prendre en compte qu’un consentement de la personne concernée est généralement nécessaire si la notification d’expédition contient des contenus dépassant la simple information, tels que des éléments publicitaires.
Obligations d’information et transparence
Exigences selon l’art. 13 du RGPD
Les expéditeurs sont tenus d’informer de manière complète les personnes concernées conformément à l’art. 13 du RGPD lorsque leur adresse e-mail est transmise à des tiers – notamment à des entreprises de logistique – pour l’envoi de notifications de colis. Les informations obligatoires comprennent, outre les coordonnées du responsable du traitement, l’objectif et la base juridique du traitement des données, la durée de conservation, des renseignements sur les droits des personnes concernées ainsi que des indications sur un éventuel droit d’opposition.
Contexte du consentement et du droit d’opposition
Si le traitement des données n’est pas directement nécessaire à l’exécution du contrat, il est généralement conseillé d’obtenir un consentement préalable conformément à l’art. 6, paragraphe 1, lettre a) du RGPD avant la transmission de l’adresse e-mail. En tout état de cause, le destinataire doit être informé de manière claire et compréhensible de son droit d’opposition selon l’art. 21 du RGPD lorsque le traitement est fondé sur des intérêts légitimes.
Risques de responsabilité et possibilités de sanctions
Amendes et demandes d’arrêt
La transmission illégale de données personnelles peut entraîner des amendes importantes selon l’art. 83 du RGPD. Par ailleurs, il existe un risque de demandes civiles d’interdiction et de réparation du préjudice par les personnes concernées. Les entreprises sont donc tenues d’adapter leurs processus aux exigences du droit de la protection des données et de les vérifier régulièrement.
Points de vue actuels des autorités de contrôle
Les autorités de contrôle, telles que le délégué à la protection des données et à la liberté d’information de Rhénanie-du-Nord-Westphalie, insistent régulièrement sur le fait que la transmission des adresses e-mail à des prestataires de services d’expédition n’est en principe autorisée que dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution du contrat de livraison et qu’aucune utilisation supplémentaire n’a lieu. Si des finalités supplémentaires sont envisagées, un consentement doit en principe être obtenu.
Exigences relatives au traitement sous contrat et responsabilité conjointe
Distinguer : sous-traitant ou responsable de traitement indépendant
La qualification d’un prestataire de services de colis en tant que sous-traitant au sens de l’art. 28 du RGPD ou en tant que responsable de traitement indépendant dépend du fait que le prestataire utilise uniquement l’adresse e-mail pour fournir une information sur l’envoi ou qu’il poursuit des finalités supplémentaires. Par exemple, si l’adresse e-mail est utilisée pour initier d’autres relations commerciales avec le destinataire, cela constitue généralement une responsabilité propre du prestataire avec les obligations correspondantes.
Recommandations pratiques pour la mise en œuvre
La gestion conforme à la protection des données des données des destinataires nécessite des dispositions contractuelles et techniques rigoureuses. Les partenaires contractuels doivent s’assurer que les données sont utilisées exclusivement dans la mesure nécessaire et uniquement aux fins définies. De plus, des possibilités transparentes d’information et d’opposition doivent être mises à disposition.
Contexte international : transfert de données en dehors de l’UE
La coopération avec des prestataires de services de colis internationaux peut nécessiter le transfert de données personnelles vers des pays tiers (art. 44 et suivants du RGPD). Des exigences supplémentaires, telles que des décisions d’adéquation ou des garanties appropriées, doivent être prises en compte. Sans un niveau adéquat de protection des données ou des dispositions contractuelles appropriées, une transmission est généralement interdite.
Conclusion
Le transfert d’adresses e-mail aux prestataires de services de colis dans le but de suivre et d’informer sur l’envoi est autorisé en matière de protection des données, à condition que le traitement soit limité à ce qui est nécessaire et transparent. Toute utilisation supplémentaire, notamment à des fins publicitaires, nécessite le consentement de la personne concernée. Les entreprises doivent veiller strictement au respect des obligations d’information et de transparence existantes et éviter les risques de responsabilité liés à des flux de données inadaptés.
Pour des questions plus approfondies concernant les défis en matière de protection des données dans le commerce numérique et la logistique ainsi que pour la mise en œuvre de processus conformes à la protection des données, les contacts juridiques de MTR Legal sont à votre disposition.
